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I Vantaggi di GSuite

Pubblicato da Enrico Zottis il 1-nov-2018 15.09.57 in Servizi

Oramai quasi tutti i servizi più evoluti vengono distribuiti non più come software da installare nel proprio PC ma in modalità SaaS (Software-as-a-Service). Questa modalità che a molti non piace perché richiede un canone mensile ha in realtà moltissimi vantaggi dal punto di vista operativo, vantaggi che secondo me giustificano ampiamente il canone.

Qui in Meta Line abbiamo deciso di far gestire anche la posta attraverso uno di questi servizi, nella fattispecie GSuite.

Ma perché abbiamo deciso di passare da una gestione della posta praticamente gratuita, ad una gestione su servizio a pagamento? La risposta è semplice: perché il gioco vale la candela, e ora vi vado a spiegare perché.

Cos'è GSuite?

G Suite è un insieme di applicazioni on-line molto utili. Una volta si chiamava Google Apps for Work (forse qualcuno la conosce sotto questo nome). Il più evidente uso di GSuite è poter usare la propria mail aziendale su piattaforma Gmail, con tutti i vantaggi che ne consegue e che vedremo più avanti.

Tuttavia GSuite non è solo Gmail ma contiene una serie di servizi utili nel lavoro quotidiano.

Funzionalità che usiamo quotidianamente

G Suite ha 3 piani differenti il piano Basic ha un prezzo di 4€ al mese (o 40€ all'anno) per utente e va benissimo nella maggior parte dei casi. Ecco che cosa include:

Gmail

Gmail è la piattaforma di gestione della posta elettronica più usata al mondo (fonte Litmus) con oltre 1,2 miliardi di utenti. GSuite ti permette di utilizzare Gmail senza pubblicità ma c'è di più.

Potrai utilizzare una piattaforma email conosciuta ed utilizzata da un sacco di persone (che quindi la troveranno molto familiare) mantenendo il tuo indirizzo aziendale. Ad esempio nel mio caso la casella luca@metaline.it viene usata su gmail. Quindi non dovrai cambiare indirizzo né tantomeno rinunciare al tuo nome a dominio per utilizzare il servizio.

Inoltre con gmail potrai avere tutta la tua posta accessibile da qualunque PC o telefono, ti basteranno una connessione ad internet, nome utente e password.

Infine Gmail viene ospitata su un’infrastruttura Google dalla massima affidabilità e con un servizio di assistenza 24/7.

Calendar

Tutti quanti sappiamo quanto sia utile avere un calendario on-line dove segnare scadenze e appuntamenti, tuttavia Google Calendar di GSuite permette di creare calendari multipli accessibili a tutti all'interno dell'azienda. Per esempio, potresti volere un calendario di gruppo per tutte le persone coinvolte in un determinato progetto, in questo modo avresti la possibilità di segnare una riunione, una scadenza, un evento per tutti con la certezza di non dimenticare nessuno (e risparmiando tempo).

Drive

Google Drive ti permette di archiviare, accedere e condividere i tuoi documenti in un unico posto. Il piano Basic di G Suite estende lo spazio base di Drive fino a 30GB per ciascuna casella di posta, i piani superiori ti danno la possibilità di avere spazio illimitato… un bel vantaggio!

Un'altra caratteristica di Google Drive e che ti consente di cercare il file che ti serve anche sulla base del contenuto, quindi non importa quanto tu sia disordinato nell'archiviare i tuoi file, con la ricerca di Google Drive avrai sempre la possibilità di trovarli.

Google Docs & Google Sheets

Nei fatti qui in Meta Line abbiamo sostituito l'utilizzo di Word, Excel e Power Point con gli strumenti messi a disposizione da Google. Questo ha portato ad un bel risparmio sul prezzo delle licenze, inoltre in questo modo i documenti possono essere facilmente condivisibili ed editabili da tutti, dandoci la possibilità di lavorare davvero in modo collaborativo.

Inoltre possiamo comunque aprire e lavorare anche sui formarti tradizionali di Word ed Excel perché la piattaforma riesce a convertire automaticamente i documenti.

In questo modo:

  • tutti i documenti possono essere accessibili alle persone che ne hanno bisogno;
  • Possiamo lavorare in più d'uno contemporaneamente sullo stesso documento;
  • Viene salvato on-line tutto lo storico del documento, per cui se serve tornare ad una versione precedente si può fare senza problemi;
  • è molto facile apportare commenti e dare indicazioni riguardo ai contenuti.

Admin Console

Si tratta della funzionalità che permette all’amministratore di sistema di gestire ogni cosa: utenti, gruppi, dispositivi, sicurezza e molto altro.

L’amministratore può anche decidere di non abilitare alcuni servizi a determinati utenti. Inoltre vi è il servizio di gestione in mobilità: associando i dispositivi agli account l’amministratore sarà in grado di bloccare di dati di GSuite sui dispositivi smarriti o rubati.

Vantaggi indiscutibili

Familiare, compatibile, facile da usare

Uno dei più grandi vantaggi di usare GSuite nella tua azienda è quello di avere una piattaforma estremamente familiare per tutti. Essendo Gmail il più importante servizio di posta del mondo è assai probabile che i tuoi dipendenti già lo conoscano per uso personale. Come probabilmente già conoscono Drive, Doc e Calendar.

Inoltre GSuite funziona dappertutto e anche le mail inviate hanno la migliore compatibilità sul mercato. Insomma: GSuite funziona.

Affidabilità

Quando si parla di affidabilità dei servizi Google non è secondo a nessuno. La sua infrastruttura tecnologica gli permette di rimanere sempre raggiungibile, non ha nemmeno il downtime per le manutenzioni programmate.

Certo nessuno è in grado di garantire un Uptime del 100% però basta dare un’occhiata a questa pagina per capire quale sia l’affidabilità dei servizi di Google.

Sicurezza

GSuite è costruita sulla base di Google Cloud Platform, la struttura sistemistica di Google che offre i più alti standard sul mercato in termini di sicurezza dei dati.

Google afferma che lo sviluppo di un prodotto avviene secondo un “security-first mindset” e dietro a ciascun servizio c’è un team di sviluppo dedicato.

Integrazione

GSuite si integra con un elevato numero di servizi di terze parti, in particolare con CRM come Salesforce o Hubspot. Questo ti consente di avere utilizzare al massimo le potenzialità di automazione di tali prodotti.

Altri prodotti, come ad esempio Office può essere meno elastico sotto questo punto di vista e richiedere un’interfaccia con altri prodotti del mondo Microsoft.

Svantaggi di G Suite

Non è che G Suite abbia solo scintillanti vantaggi… qualche piccolo difettuccio che l’ha. Li vado ad elencare qui sotto perché ti possa fare un’idea completa e capire quanto importanti possano essere per la tua azienda.

  • GSuite è interamente on-line, non c’è la possibilità di installare nulla sulla tua macchina;
  • I software compresi nella suite Office 365 sono sicuramente più potenti di quanto offerto da GSuite;
  • Nel piano base Office 365 offre più spazio, tuttavia nei piani superiori GSuite offre spazio illimitato.

Come fare per passare a G Suite

Se devi aprire un account ex novo ti basta registrarti sul sito di Gsuite (la prova gratuita dura 14 giorni) e chiedere a chi ti gestisce il nome a dominio di puntare il record MX sul dns di Google.

Se invece vuoi migrare degli account esistenti e trasferire anche l’archivio di posta di conviene farti seguire da un tecnico (meglio se un reseller di Google) per evitare di perdere posta.

Se non sai a chi rivolgerti noi siamo a tua disposizione per aiutarti nella migrazione.

Contattaci e saremo felici di rispondere alle tue domande.